Remote-Onboarding: 3×3 Tipps für Neueinsteiger, Kollegen und Führungskräfte

Corona hat die Arbeitswelt von heute auf morgen auf den Kopf gestellt. Was früher für viele Unternehmen undenkbar war, ist mittlerweile gelebte Realität. Firmen funktionieren plötzlich remote und viele Mitarbeiter arbeiten aus dem Home Office. In den letzten Monaten haben sich Unternehmen den unterschiedlichsten Herausforderungen gestellt und für die unvorhersehbare neue Situation hervorragende Lösungen gefunden. Viele Firmen erleben nun auch langsam wieder den ersten Aufschwung und wollen weiter wachsen. Doch können wir überhaupt neue Mitarbeiter einstellen, solange noch so viele im Home Office sind? Wer arbeitet neue Mitarbeiter ein? Wie lernen sie ihre neuen Kollegen kennen? Wie stellen wir sicher, dass ein neuer Mitarbeiter Teamspirit spürt und die Unternehmenskultur versteht?

Auch beim Thema Onboarding muss deshalb ein Umdenken stattfinden. Wie bei allen virtuellen Kommunikationsthemen sind die Gegebenheiten auch bei einem Remote-Onboarding erschwert, da bestimmte Wahrnehmungsfaktoren wegfallen. Mit einem besonderen Augenmerk auf die folgenden Tipps wird auch ein Onboarding in remote erfolgreich!

3 Tipps für Führungskräfte

Planung ist das A und O!

Die Einarbeitung eines Mitarbeiters erfordert immer Planung. In remote ist diese aber sehr viel feingranularer zu durchdenken. Der typische Flurfunk, das kurze Zurufen zum Schreibtischnachbarn oder das einfache Zuhören bei anderen Gesprächen fällt schließlich weg. Wird etwas vergessen, bleibt es womöglich lange Zeit unbemerkt. Geben Sie Ihren Mitarbeitern frühzeitig bekannt, dass ein neuer Mitarbeiter im Team ankommt. So können sich alle darauf vorbereiten und sich bereits vorab überlegen, wie genau das Onboarding in den ersten Wochen aussehen soll. Machen Sie gemeinsam mit Ihrem Team einen konkreten Plan.

Es braucht immer einen Lead!

Damit sich jemand zuständig fühlt, ist es wichtig, Aufgaben eindeutig zu formulieren und zuzuordnen. Sei es nun das Team, das die Einarbeitung selbstorganisiert übernehmen soll oder auch eine Einzelperson als Pate: Es braucht immer einen Lead, der die Fäden in der Hand behält und verantwortlich ist. Bei einem Remote-Onboarding ist diese Vorgehensweise unverzichtbar.

Schaffen und fordern Sie maximale Transparenz!

Transparenz über den Stand der Planung und später zum Status der Einarbeitung hilft allen Beteiligten, den Überblick zu behalten und auch aus dem Homeoffice nichts zu vergessen. Eine gute Lösung ist ein Einarbeitungsplan, auf den alle Beteiligten Zugriff haben: Dort können sowohl die einzelnen Schritte von Hardware-Übergabe und -Einrichtung als auch die verschiedenen Kennenlern- und Einführungsgespräche, Einarbeitungsthemen usw. aufgelistet werden, inklusive der jeweils zuständigen Mitarbeiter. So haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit, bereits erfolgte Einarbeitungspunkte abzuhaken und erkennen auf einen Blick, was noch aussteht. Berücksichtigen Sie in remote besonders, ausreichend Zeit für Team- und Firmenkulturthemen einzuräumen – zusätzlich zu den üblichen Onboardingthemen in Ihrer Unternehmung. Interviews, Kennenlernrunden, Gespräche zu Werten etc. sind in remote von hoher Bedeutung, um den Mitarbeiter in das Team zu integrieren. Planen Sie auch sich selbst als Führungskraft großzügig ein!

3 Tipps für Kollegen im Team

Seien Sie offen!

Einen neuen Mitarbeiter einzuarbeiten ist immer Zeitinvest. Besonders im Homeoffice, wo es immer wieder Ablenkungen gibt, die vor allem auch schnell privater Natur sein können, fällt es umso schwerer, den Tag zu teilen. Versetzen Sie sich in den neuen Kollegen, überlegen Sie sich, was Sie sich wünschen und brauchen würden und bieten Sie genau das proaktiv an. Am Ende sollen alle ein Team werden und sitzen im selben Boot.

Planen Sie Zeit für ein Kennenlernen ein!

Wägen Sie ab, ob es sinnvoll ist, sich für ein erstes Kennenlernen im Büro zu treffen. Es könnte dort beispielsweise persönlich die Hardware übergeben werden und Hilfestellung beim Einrichten geleistet werden. Das kann ein IT-Mitarbeiter sein, muss es aber nicht. Denken Sie darüber nach, welche Mitarbeiter vor Ort wirklich hilfreich sind und welche Aufgaben durch ein und dieselbe Person erledigt werden können. Auch in remote kann ein Kennenlernen nämlich gut funktionieren. Schalten Sie die Kamera ein, nehmen Sie sich Zeit, stehen Sie vielleicht auch mal auf und zeigen sich ganz. Tauschen Sie sich intensiv zu allen beruflichen und privaten Themen von Interesse aus. Es könnte ein Online-Kennenlernen stattfinden mit Remote-Games oder einer einfachen Vorstellungsrunde. Auch Interview-Termine sind eine gute Kennenlern-Option.

Werden Sie erfinderisch!

Teilen Sie gern auch über einen kompletten Tag die Bildschirme. Idealerweise gibt es auch im Homeoffice zwei davon, so dass Sie an einem arbeiten und sich auf dem zweiten sehen können. Für jeden, der diesen Luxus nicht genießt: ein Fernseher kann auch  zum zweiten Bildschirm umfunktioniert werden. Arbeiten Sie gemeinsam auf digitalen Whiteboards oder bauen Sie Einarbeitungs-Stories, egal ob technisch oder fachlich, in Jira ein. Damit hat der neue Mitarbeiter auch in remote von Anfang an Redeanteile in den Meetings. Vielleicht erstellen Sie einen digitalen Fragenkatalog, in dem neue Mitarbeiter ihre Fragen einstellen und Kollegen diese beantworten können. Die Möglichkeiten zum Wissenstransfer sind vielfältiger als eine kurze Telefon- oder Videokonferenz. Probieren Sie aus, was bei Ihnen im Team gut funktioniert.

3 Tipps für Neueinsteiger

Geben Sie sich und Ihren neuen Kollegen Zeit!

Ein neuer Job bedeutet immer erstmal Lernen. Niemand startet von heute auf morgen sofort durch, auch nicht co-located gemeinsam im Büro. Haben Sie nicht zu hohe Erwartungen an sich und Ihre neuen Kollegen, was die Geschwindigkeit der Einarbeitung betrifft. In remote gilt es einige Hürden mehr zu nehmen als im gemeinsamen Büro, da Mimik und Gestik in Gesprächen wegfallen. In manchen Situationen der Einarbeitung wird man sich sogar überhaupt nicht sehen oder hören, sondern vielleicht sogar nur lesen. Missverständnisse passieren einfach leichter und Verständnisfragen kommen nicht so schnell auf. Fragen Sie lieber einmal zu viel.

Zeigen Sie Eigeninitiative!

Im Homeoffice sieht leider niemand, ob Sie gut zurecht kommen, viel oder weniger zu tun haben und ob Sie alles haben, was Sie brauchen. Geben Sie Ihren Kollegen Feedback, wie Ihr Arbeitsaufwand ist, melden Sie sich eigenständig bei Fragen oder Problemen und erkundigen Sie sich, wer mögliche Ansprechpartner sind, wenn Sie diese noch nicht kennen.

Führen Sie Interviews!

Ein Kennenlernen aus dem Homeoffice ist besonders schwierig. Man trifft die Kollegen eben nicht mal eben auf dem Gang oder an der Kaffeemaschine. Auch in virtuellen Kaffeeküchen ist es schwierig, sich näher kennenzulernen, da dort in der Regel mehr als eine Person teilnimmt und die Themen eher allgemein gehalten sind. Sollte Ihr Team keinen extra Kennenlern-Termin organisiert haben, suchen Sie jederzeit einfach selbst das Gespräch. Vereinbaren Sie in den ersten Wochen mit jedem Ihrer Kollegen einen Termin zum Kennenlernen und Austauschen. Seien Sie dabei offen, dann finden Sie auch aus dem Homeoffice schnell Anschluss.

Fazit

Ja, Remote-Onboarding ist herausfordernd. Aber wenn Sie den Einarbeitungsprozess neu (und kreativ) denken, einen strukturierten Plan haben und alle Beteiligten an Bord holen, kann auch ein virtuelles Onboarding hervorragend gelingen. Wir unterstützen Sie gerne beim Erarbeiten eines individuellen Onboarding-Plans und helfen Ihrem Team, auch aus dem Homeoffice effektiv, zufrieden und gesund zusammenzuarbeiten.